6 trædesten til den gode budgetproces

Artikel i tidsskriftet Danske Kommuner, januar 2023 af Tina Tving Stauning, borgmester i Frederikssund Kommune og Mads Sørensen, borgmester i Varde Kommune.

I Frederikssund og Varde Kommune blev vi i efteråret 2022 kontaktet af Komponent – Kommunernes Udviklingscenter. De ville høre hvilke erfaringer, vi havde gjort os med den netop overståede budgetproces. I Komponent interesserede man sig for budgetprocessen for 2023 af to årsager: Det var første gang, de nye byråd skulle løse den allerstørste strategiske opgave, nemlig budgettet. Og derudover havde KL udskiftet den tidligere budgetproces med en opdateret proces. En proces, som havde fokus på løbende dialoger og tilbagemeldinger fra kommunerne.

Både Frederikssund og Varde havde nytiltrådte borgmestre, som skulle arbejde sammen med erfarne kommunaldirektører. Og derfor var der brug for en tæt dialog både i byrådet og mellem borgmester og kommunaldirektør. Det betød, at vi var nødt til at reflektere og drøfte konkrete procestiltag – og ikke mindst forventninger til processen. Den høje grad af dialog gjorde, at det var muligt at identificere de tiltag, som gjorde den største forskel for en god proces for budgetlægningen.

I samarbejde med Komponent fandt vi seks trædesten i vores budgetproces, som gik på tværs af de to kommuner. De seks trædesten var nogle, begge kommuner gjorde aktivt brug af, og som hjalp os i mål med vores opgave. I denne kronik vil vi fra de to kommuner, i samarbejde med Komponent, dele vores viden om disse seks trædesten, som havde stor effekt for vores budgetproces.

1. trædesten: Skab en åben og tryg proces

Allerede i januar gjorde vi os de første procesovervejelser. Overvejelserne handlede både om konkrete milepæle i processen og om hvem, der skulle involveres i processen og ikke mindst hvornår. Kort fortalt, havde vi i begge kommuner en klar køreplan, som tidligt blev aftalt med byrådet. Parallelt hermed var vi tydelige i vores kommunikation om, hvem der skulle inddrages i processen hvornår, og hvad rollerne var.

En vigtig intention var, at processen skulle være åben og tryg. Alle skulle have adgang til den samme viden, og alle skulle have tillid til, at de havde det ønskede overblik og indblik i proces såvel som materiale. Afsættet for den åbne og trygge proces var, at vi i begge kommuner havde drøftet, hvordan kulturen i vores politiske samarbejde skulle være.

2. trædesten: Vær tydelig om den politiske intention

Både i Varde og Frederikssund meldte vi borgmestre tidligt ud, at den politiske ledelse af processen sigtede imod en bred aftale. Denne intention blev gentaget ofte undervejs i processen, og var et vigtigt sigtepunkt, når vi skulle håndtere dilemmaer i processen.

At melde ønsket om en bred aftale ud tidligt gjorde det samtidig muligt at tydeliggøre vores rolle som borgmestre for hele byrådet, og tage hånd om alle de ønsker og ideer, der opstod undervejs. Vi var hele tiden fokuserede på, at budgettet skulle være byrådets budget.

3. trædesten: Vær tydelig om den økonomiske ramme

Vi var meget tydelige på, hvad den økonomiske ramme var. Det var særligt vigtigt for os, at vi overholdt de spilleregler, som det kommunale Danmark havde aftalt. Dette gjorde, at vi åbnede os for hele den kommunale opgave og blev en del af et større kommunalt fællesskab. Det var også med til at sætte nogle konstruktive rammer for vores egen opgave, fordi vi skulle balancere både lokale problemstillinger og nationale rammer for opgaveløsningen.

En anden vigtig intention, vi var tydelige på, var, at vores budget for 2023 skulle sikre en fortsat god økonomi i kommunen. Ved hele tiden at bruge dette som pejlemærke, fik vi taget de fornødne politiske diskussioner om prioriteringer på både kort og langt sigt. I et tilbageblik er der ingen tvivl om, at netop denne trædesten var med til at gøre vores budget strategisk levedygtigt.

4. trædesten: Giv den demokratiske proces tid

I begge kommuner havde vi prioriteret tid til politiske drøftelser undervejs i processen. Både i udvalg og vores byråd havde vi afsat tid til at tale om de politiske bevæggrunde for ønsker og idéer. I et tilbageblik er der ingen tvivl om, at denne tilgang både styrkede samarbejdet i byrådet og gjorde, at vi fastholdt det strategiske perspektiv med budgettet. Helt konkret betød det, at vi ikke kom for tidligt i gang med forhandlinger om detaljer, men kunne tale om de langsigtede konsekvenser af vores ideer og ønsker.

5. trædesten: Vær grundigt forberedt administrativt

Det kan lyde banalt, når vi peger på, at god administrativ forberedelse skulle være noget særligt. Når vi i samarbejde med Komponent falder over denne trædesten, så er det, fordi der ligger mere i det end normal forvaltningsmæssig grundighed. Det, som vores dialog med Komponent viste, var, at vi i begge vores kommuner havde sat tid af til både at kvalitetssikre materialet, men også fik mulighed for at stille spørgsmål til budgetmaterialet.

Både i Frederikssund og Varde blev MED-systemet inddraget i blandt andet kvalitetssikringen med henblik på at tydeliggøre konsekvenserne af de forskellige budgetforslag. Der er ingen tvivl om, at den grundige administrative forberedelse kvalificerede vores politiske drøftelser samtidig med, at det understøttede vores intentioner om en åben og tryg proces.

6. trædesten: Samarbejde mellem borgmester og kommunaldirektør

Noget, som står særligt tydeligt på tværs af vores to kommuner, er samarbejdet mellem borgmester og kommunaldirektør. I begge kommuner var dette samarbejde et vigtigt bidrag til budgetprocessen. Det, at vi i vores ledelsesfællesskab kunne have drøftelser om både dilemmaer og fremdriften i processen, gjorde, at vi kunne holde fast i vores ambitioner for processen. Det gav os et strategisk rum, hvor vi kunne vende de ting, som opstod undervejs, og bidrog til, at de øvrige trædesten blev aktive i processen.

Effekten af processen

Det, som tydeligt træder frem på bagkant af vores overståede budgetproces, er effekten af de seks nævnte trædesten. Trædestenene bidrog i væsentlig grad til, at vi lykkedes med vores strategiske ambitioner om, at der blev indgået en bred aftale på tværs i byrådet, at kommuneaftalen mellem regeringen og KL blev overholdt, og at budgetaftalerne i begge vores kommuner bidrog til en god kommunal økonomi.

I Frederikssund vil vi fortsætte med at styrke kommunikationen samt den åbne og inddragende proces på tværs af det politiske lag, administration, MED-udvalgene og borgerne. Kun sammen kan vi komme godt i mål i en bred forståelse af rammer, vilkår, muligheder og visioner.

 I Varde vil det være godt at arbejde med en budgetproces, der peger helt hen imod 2030. Det vil være godt, fordi vi nok får nogle økonomisk "smalle" år, men især fordi manglen på arbejdskraft bliver endnu alvorligere end manglen på penge.